1 dzień temu
9
Reklama 3 tysiące złotych na miesiąc.
W czasach, gdy automatyzacja wkracza do każdego obszaru biznesu, chatboty i aplikacje komunikacyjne oparte na sztucznej inteligencji zyskują coraz większe uznanie, także w działach HR. Nie tylko usprawniają obsługę codziennych spraw pracowniczych, ale budują poczucie dostępności, przejrzystości i otwartości w firmowej komunikacji. Co istotne, coraz więcej pracowników nie postrzega już kontaktu z wirtualnym asystentem jako barierę, lecz jako wygodny, szybki i intuicyjny sposób rozwiązywania problemów.
Przez lata komunikacja wewnętrzna w wielu firmach ograniczała się do rozsyłania newsletterów czy drukowania instrukcji na tablicach ogłoszeń. Jednak dynamiczne zmiany w sposobie pracy — od hybrydowych modeli po rosnące oczekiwania młodszych pokoleń — zmusiły organizacje do zrewidowania podejścia. Coraz więcej liderów HR i operacji stawia dziś na narzędzia oparte na sztucznej inteligencji (AI), które mają nie tylko informować, ale przede wszystkim budować realne zaangażowanie i wzmocnić kulturę organizacyjną.
Od “ulotki w kantynie” do inteligentnego asystenta
Jak wynika z raportu McKinsey, odłączeni pracownicy mogą być aż o 50% mniej produktywni, co w przeliczeniu na dużą firmę oznacza straty sięgające setek milionów dolarów rocznie.
W epoce, gdy efektywność staje się walutą przyszłości, firmy zaczęły dostrzegać, że narzędzia takie jak chatboty czy voiceBoty nie są tylko modnym gadżetem. To realne wsparcie operacyjne i HR-owe.
Aplikacje komunikacyjne, wzbogacone o AI, pozwalają na natychmiastowe dotarcie do pracowników bez względu na to, czy siedzą przy biurku, czy pracują na hali produkcyjnej. Zamiast czekać na odpowiedź mailową lub wertować instrukcje, mogą zadać pytanie chatbotowi i natychmiast otrzymać konkretną odpowiedź — od zasad BHP, po status urlopu czy wniosek o nową odzież roboczą.
Zysk liczony w milionach (i w ludziach)
Według danych KPMG, firmy, które aktywnie słuchają swoich pracowników i umożliwiają im dwustronną komunikację, są aż pięć razy skuteczniejsze w budowaniu zaangażowania. Przekłada się to bezpośrednio na niższą rotację, mniejszą liczbę błędów operacyjnych oraz mniejsze koszty związane z rekrutacją i szkoleniem.
Co więcej, cyfrowe narzędzia eliminują konieczność drukowania i dystrybucji papierowych dokumentów — w średniej wielkości firmie oznacza to nawet setki tysięcy złotych oszczędności rocznie. Jednak, jak podkreślają eksperci, finansowe korzyści to tylko początek.
AI jako element kultury, nie tylko technologii
Choć automatyzacja często kojarzy się z redukcją etatów, w kontekście komunikacji wewnętrznej chodzi przede wszystkim o odciążenie ludzi z monotonnych, powtarzalnych czynności. Zamiast przekopywać się przez intranet czy szukać odpowiedniej osoby w HR, pracownicy mogą błyskawicznie uzyskać pomoc, co daje im większe poczucie wpływu i przynależności.
Co istotne, takie rozwiązania działają również w strukturach, które do tej pory były odcięte od nowoczesnych kanałów informacji — np. w dużych centrach logistycznych, zakładach produkcyjnych czy w sieciach detalicznych.
Jak podkreśla Zenon Kosicki, członek zarządu Emplocity: "To sprawia, że komunikacja wewnętrzna staje się narzędziem budowania kultury otwartości i dialogu, a nie tylko kolejnym kanałem informacyjnym. Dzięki takim rozwiązaniom firmy mogą szybciej reagować, lepiej wspierać pracowników i skuteczniej budować długoterminowe zaangażowanie".
W ostatnich miesiącach głośno było m.in. o największym, krajowym ubezpieczycielu – PZU, który udostępnił ponad 12 tysięcy swoim pracownikom dostęp do opartego na generatywnej sztucznej inteligencji asystenta AI w formie chata.
– Sztuczna inteligencja rewolucjonizuje współczesny świat, a jej wpływ na branżę ubezpieczeniową staje się coraz bardziej widoczny, kształtując sposób, w jaki firmy takie jak nasza zarządzają ryzykiem, obsługują klientów i rozwijają nowe usługi. Cieszę się, że wszyscy pracownicy PZU mogą już korzystać z nowoczesnego i bezpiecznego asystenta AI. Co ważne, spełnia on najwyższe standardy bezpieczeństwa, co daje nam pewność, że dane, które udostępniamy pracując z tym narzędziem są właściwie chronione – mówił cytowany w komunikacie Jan Zimowicz, członek zarządu PZU.
Czy ludzie chcą rozmawiać z botami?
Jeszcze kilka lat temu wiele osób miało opory przed “rozmową z maszyną”. Dziś, jak pokazują badania użyteczności, dobrze zaprojektowane chatboty są odbierane jako szybkie i wygodne źródło wsparcia. Użytkownicy cenią brak konieczności powtarzania swojego problemu różnym konsultantom czy czekania w kolejce telefonicznej. Zamiast frustracji — natychmiastowe rozwiązanie.
To podejście w naturalny sposób wpisuje się w potrzeby nowoczesnych pracowników, którzy oczekują prostoty, przejrzystości i poczucia kontroli. W efekcie chatbot przestaje być “maszyną”, a staje się wirtualnym partnerem.
Inwestycja, która się zwraca
Na pierwszy rzut oka chatboty czy voiceBoty mogą wydawać się kosztowną zabawką. Jednak analizując pełny obraz — od zmniejszenia rotacji i kosztów BHP, po większą efektywność operacyjną — okazuje się, że to inwestycja, która przynosi wymierne, mierzalne zwroty. Dodatkowo, rozwiązania oparte na AI nie wymagają od pracowników firmowego e-maila, co pozwala objąć wsparciem całą organizację, również osoby dotychczas “cyfrowo wykluczone”.
Coraz więcej firm zaczyna dostrzegać, że nowoczesna komunikacja wewnętrzna to nie tylko ładnie zaprojektowany newsletter. To strategiczne narzędzie, które kształtuje kulturę, zwiększa bezpieczeństwo i daje realną przewagę konkurencyjną.
Podsumowanie
Budowanie kultury organizacyjnej opartej na otwartości i dwustronnej komunikacji nie jest już opcją — staje się koniecznością. Aplikacje wspierane przez AI, takie jak chatboty i voiceBoty, odgrywają w tym procesie coraz ważniejszą rolę. Łączą ludzi, oszczędzają czas i pieniądze, a przede wszystkim budują środowisko pracy, w którym każdy głos się liczy.
Trzy pytania do Zenona Kosickiego, członka zarządu Emplocity o przyszłości komunikacji wewnętrznej i roli AI
Od kilku lat widać wyraźny trend: firmy coraz chętniej inwestują w sztuczną inteligencję do komunikacji wewnętrznej. Co napędza ten zwrot?
Jeszcze do niedawna komunikacja wewnętrzna w wielu firmach, zwłaszcza produkcyjnych, była traktowana głównie jako jednostronny przekaz - ogłoszenia na tablicach, czy ekranach multimedialnych, informacje przekazywane ustnie, drukowane biuletyny… W efekcie często pojawiały się opóźnienia, nieporozumienia, a cześć pracowników czuła się wyłączona z obiegu i pomijana.
Dziś to już nie wystarcza. Sztuczna inteligencja w komunikacji wewnętrznej przestaje być nowinką - staje się normalnością. Dlaczego? Bo od jakości przepływu informacji zależy zaangażowanie i efektywność całych zespołów. Jak pokazują analizy McKinsey, brak dostępu do rzetelnych i aktualnych danych przekłada się na niższą produktywność, większą rotację, a w rezultacie realne straty finansowe.
W firmach produkcyjnych wyzwanie jest szczególnie duże. Wielu pracowników nie ma służbowych maili czy telefonów, co dodatkowo utrudnia sprawne dotarcie z ważnymi informacjami. W tym kontekście rozwiązania oparte na AI, takie jak aplikacje wspierające komunikację i obsługę spraw pracowniczy, wirtualni asystenci czy chatboty, pozwalają zlikwidować te bariery. Umożliwiają szybki, dwustronny kontakt, dostępny z prywatnego telefonu pracownika w dowolnym momencie.
To sprawia, że komunikacja wewnętrzna staje się narzędziem budowania kultury otwartości i dialogu, a nie tylko kolejnym kanałem informacyjnym. Dzięki takim rozwiązaniom firmy mogą szybciej reagować, lepiej wspierać pracowników i skuteczniej budować długoterminowe zaangażowanie.
Jak przekonać pracowników, zwłaszcza tych mniej oswojonych z technologią, żeby zaufali takim nowoczesnym narzędziom?
To rzeczywiście wyzwanie, które często bywa niedoceniane. Sama technologia nie wystarczy, jeśli nie zadbamy o przygotowanie ludzi. Kluczowe jest, aby rozwiązanie było naprawdę intuicyjne: proste, przejrzyste i dostępne z telefonu czy tabletu. Nie każdy pracownik musi być ekspertem w nowych technologiach, ale każdy powinien czuć, że aplikacja ułatwia mu pracę, a nie ją komplikuje.
W procesie wdrażania ogromne znaczenie ma komunikacja, edukacja i stopniowe wprowadzanie zmian. Sprawdza się tu model „ambasadorów zmiany”, czyli pracowników, którzy jako pierwsi testują rozwiązania, dzielą się doświadczeniami i budują zaufanie wśród zespołu.
Warto też pamiętać o ciekawym zjawisku, które pokazują badania McKinsey (raport „Superagency in the workplace: Empowering people to unlock AI’s full potential”, styczeń 2025). Liderzy często zaniżają skalę faktycznego wykorzystania AI w swoich firmach. Szacują, że niewielu pracowników realnie korzysta z nowych narzędzi, podczas gdy dane pokazują, że otwartość pracowników bywa nawet dwa–trzy razy większa, niż się zakłada. To sygnał, że często to nie pracownicy muszą być przekonywani do zmian, ale liderzy powinni uważniej wsłuchać się w głos zespołu.
Najważniejsze, by technologia rzeczywiście wspierała codzienne obowiązki - pozwalała szybciej pozyskać informacje, zadać pytanie, zgłosić wniosek urlopowy czy sprawdzić zmiany w procedurach bez konieczności szukania papierowych dokumentów. Takie rozwiązania budują kulturę firmową, w której głos pracownika jest słyszany i ma wpływ na działanie organizacji.
Jakie realne efekty daje wdrożenie takich rozwiązań, jak np. EmplocityHub, w dużych organizacjach?
Przede wszystkim wzrost zaangażowania i poprawa doświadczenia pracownika. Z naszych obserwacji wynika, że w ciągu pierwszych sześciu miesięcy firmy potrafią zaoszczędzić średnio 900 godzin miesięcznie pracy administracyjnej. Wynika to z automatyzacji odpowiedzi na pytania HR, uproszczenia obiegu dokumentów, personalizacji komunikatów czy szybszego przekazywania informacji.
Dodatkowo widać wyraźny wpływ na rotację. Niektóre firmy produkcyjne notują spadek odejść nawet o 20% po wdrożeniu rozwiązań opartych na AI. Dzięki analizie danych - np. pytań zadawanych chatbotom czy wyników ankiet - organizacje lepiej rozumieją potrzeby i nastroje pracowników. Mogą reagować, zanim pojawią się napięcia czy eskalacja problemów, które w skrajnym przypadku mogą prowadzić do odejść lub spadku zaangażowania.
Przykładowo, w jednym z dużych zakładów produkcyjnych, który wdrożył EmplocityHub, już po kilku miesiącach zauważono nie tylko szybsze przekazywanie procedur, ale także większą gotowość pracowników do dzielenia się opiniami i pomysłami. To właśnie buduje długofalowe zaangażowanie.
Jak pokazuje raport Gallupa, w firmach z wysokim poziomem zaangażowania rotacja może spaść nawet o 59%. W dzisiejszych warunkach rynkowych to ogromna przewaga konkurencyjna.
Źródło:
English (US) · 
Polish (PL) ·